Приказ Федеральной налоговой службы от 28 июля 2014 г. № ММВ-7-2/389@ “Об утверждении Порядка организации централизованного хранения документов, истребованных у налогоплательщиков, их контрагентов и иных лиц, располагающих документами о деятельности налогоплательщика при проведении мероприятий налогового контроля или представленных налогоплательщиками одновременно с налоговыми декларациями”

В целях организации учета, хранения и уничтожения документов на бумажных носителях, истребованных у налогоплательщиков, их контрагентов и иных лиц, располагающих документами о деятельности налогоплательщика при проведении мероприятий налогового контроля или представленных налогоплательщиками одновременно с налоговыми декларациями приказываю:

1. Утвердить Порядок организации централизованного хранения документов, истребованных у налогоплательщиков, их контрагентов и иных лиц, располагающих документами о деятельности налогоплательщика при проведении мероприятий налогового контроля или представленных налогоплательщиками одновременно с налоговыми декларациями, (далее - Порядок) согласно приложению к настоящему приказу, вступающий в силу с момента размещения в ФАП ФНС России доработанного программного обеспечения.

2. Управлению информационных технологий (Т.В. Матвеева) в установленном порядке организовать доработку и размещение в ФАП ФНС России соответствующего программного обеспечения, в рамках реализации мероприятий по информатизации на 2015 год.

3. Контрольному управлению (М.В. Чаликов) в части организации хранения документов, истребованных у налогоплательщиков, их контрагентов и иных лиц, располагающих документами о деятельности налогоплательщика при проведении мероприятий налогового контроля, Управлению камерального контроля (Д.С. Сатин) в части организации хранения документов, представленных налогоплательщиками одновременно с налоговыми декларациями, обеспечить методологическое сопровождение применения Порядка.

4. Управлениям Федеральной налоговой службы по субъектам Российской Федерации довести настоящий приказ до нижестоящих налоговых органов и обеспечить его применение.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы Д.В. Егорова.

Порядок
организации централизованного хранения документов, истребованных у налогоплательщиков, их контрагентов и иных лиц, располагающих документами о деятельности налогоплательщика при проведении мероприятий налогового контроля или представленных налогоплательщиками одновременно с налоговыми декларациями
(утв. приказом Федеральной налоговой службы от 28 июля 2014 г. № ММВ-7-2/389@)

1. Общие положения

1. Настоящий Порядок определяет основные положения и принципы организации учета, централизованного хранения и уничтожения документов на бумажных носителях, истребованных у налогоплательщиков, их контрагентов и иных лиц, располагающих документами о деятельности налогоплательщика при проведении мероприятий налогового контроля или представленных налогоплательщиками одновременно с налоговыми декларациями, при передаче их в ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России.

2. Основные используемые сокращения:

Документы - документы на бумажном носителе, истребованные у налогоплательщиков, их контрагентов и иных лиц, располагающих документами о деятельности налогоплательщика при проведении мероприятий налогового контроля, а также представленные налогоплательщиками в налоговые органы одновременно с налоговыми декларациями.

ИФНС России - инспекция Федеральной налоговой службы по району, району в городе, городу без районного деления, межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы.

МИ ФНС России по КН - межрегиональная инспекция Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам.

Налоговый орган - ИФНС России, МИ ФНС России по КН и УФНС России.

Папка - папка стандартного размера, предназначенная для хранения документов.

План-график - график передачи документов от налогового органа на централизованное хранение в Филиал ФКУ, составленный по форме приложения № 1 к настоящему Порядку.

Тара - папка нестандартного размера или иная тара нестандартного размера.

УФНС России - управление Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации.

Филиал ФКУ - Филиал ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России в субъекте Российской Федерации, осуществляющий хранение документов.

ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России - Федеральное казенное учреждение «Налог-Сервис» Федеральной налоговой службы.

ФНС России - Федеральная налоговая служба.

Хранилище налогового органа - здание, помещение или другое место, предназначенное для хранения документов.

3. Единицей хранения документов является папка (тара), а при многотомном размещении документов - совокупность папок (тары).

2. Централизованное хранение документов в Филиале ФКУ

2.1. Подготовительные мероприятия для организации хранения документов в Филиале ФКУ

2.1.1. Определение налоговых органов, использующих централизованное хранение документов в Филиалах ФКУ

1. Перечень налоговых органов централизованное хранение документов которых осуществляют Филиалы ФКУ определяется ФНС России.

2. Координацию и контроль работ, проводимых в ИФНС России, осуществляет УФНС России. Координацию и контроль работ, проводимых в Филиалах ФКУ, осуществляет ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России.

2.1.2. Определение координаторов по взаимодействию между налоговыми органами и Филиалами ФКУ

Филиал ФКУ, МИ ФНС России по КН и УФНС России назначают координаторов взаимодействия и ответственных лиц, непосредственно участвующих во взаимодействии, и обмениваются информацией о них (Приложение № 2), не позднее 1 (одного) рабочего дня до начала взаимодействия и не позднее 1 (одного) рабочего дня после изменения сведений о назначенных координаторах взаимодействия и об ответственных лицах.

2.1.3. Определение способа транспортировки документов в Филиалы ФКУ

Транспортировка документов между налоговым органом и Филиалом ФКУ осуществляется по взаимному соглашению в соответствии с утвержденным Планом-графиком.

2.1.4. Разработка и корректировка Плана-графика

План-график утверждается Филиалом ФКУ по согласованию с МИ ФНС России по КН, УФНС России.

2.2. Подготовка налоговыми органами документов, направляемых в Филиал ФКУ для централизованного хранения

1. Документы, передаваемые в Филиал ФКУ для хранения, не подлежат сканированию или вводу (верификации) данных.

2. Решение о необходимости передачи в Филиал ФКУ документов на хранение принимает должностное лицо налогового органа, осуществлявшее работу с данным документом (за которым числится этот документ).

3. Документы, передаваемые в Филиал ФКУ для хранения, должны быть укомплектованы в папки. Формирование папок осуществляется по принципу «документы, поступившие в ответ на конкретное требование» или «документы, поступившие с конкретной декларацией». При этом документы, поступившие в ответ на конкретное требование, размещаются в отдельную папку. Документы, поступившие с конкретной декларацией, также размещаются в отдельную папку.

Допускается использование нестандартной тары, при условии, что ее габариты допускают размещение на стеллажном оборудовании Филиала ФКУ.

Если общий размер документов превышает размер папки (тары), часть документа комплектуется в другую папку (тару) (многотомное размещение документов). Папки (тары), укомплектованные документами, поступившими в ответ на конкретное требование (с конкретной декларацией), имеют один и тот же уникальный номер, но разный номер тома.

Все документы, размещенные в одной папке (таре) будут иметь одинаковый срок хранения.

4. Допускается использование папок (тары), полученных от Филиала ФКУ, с реквизитами, присвоенными Филиалом ФКУ.

5. К передаваемым папкам прилагается передаточная опись документов, передаваемых на хранение, составленная в 2-х экземплярах и подписанная уполномоченным сотрудником налогового органа.

Названная передаточная опись формируется с помощью программных средств налогового органа и содержит список передаваемых на хранение папок (тары), сведения о требовании, на которое были получены документы или декларации, с которой были получены документы, сведения о представлении документов налогоплательщиком (дата; номер письма, при наличии и т.п.), дата, с которой в Филиале ФКУ будет исчисляться срок хранения, штрих-код папки (тары), количество томов и штрих-код самой передаточной описи.

При направлении на хранение документов, поступивших в ответ на требование, к передаточной описи может прилагаться список направляемых документов, также сформированный с помощью программных средств налогового органа, о чем делается отметка в передаточной описи.

Допускается формирование названных передаточной описи и списка с использованием технологии считывания регистрационных номеров документов (описи документов), папок (тары).

Если передаваемые для хранения документы не содержат список направляемых документов, то папки (тары) направляются в Филиал ФКУ в опечатанном виде.

2.3. Прием документов Филиалом ФКУ для централизованного хранения

Папки (тары) принимаются Филиалом ФКУ в соответствии с Планом-графиком по передаточной описи, прилагаемой к ним в соответствии с подпунктом 5 пункта 2.2 настоящего Порядка.

Один экземпляр передаточной описи остается в Филиале ФКУ, второй, с подписью представителя Филиала ФКУ о приеме папок (тары), возвращается уполномоченному сотруднику налогового органа.

2.4. Выдача документов Филиалом ФКУ по запросу налоговых органов

1. Для получения папки (тары) с документами на бумажном носителе налоговые органы должны направить в соответствующий Филиал ФКУ электронный запрос.

2. Папка (тара) с документами на бумажном носителе, размещенная на хранение в Филиале ФКУ, выдается только на основании запроса налогового органа по месту нахождения (администрирования) налогоплательщика.

3. Филиал ФКУ, получив электронный запрос на выдачу папки (тары), подготавливает их и формирует акт приёма-передачи папок (тары), выдаваемых из хранилища.

Срок подготовки папок (тар) к выдаче не должен превышать 5 рабочих дней, со дня получения запроса. Срок выдачи папок (тары) может быть уменьшен при предоставлении налоговым органом обоснований.

2.5. Возврат документов в Филиал ФКУ

Филиал ФКУ осуществляет прием от налоговых органов выданных из хранилища документов согласно порядку, описанному в разделе 2.2 настоящего Порядка.

2.6. Уничтожение документов и технологических данных с истекшим сроком хранения

1. Процесс уничтожения документов инициируется на стороне Филиала ФКУ и включает в себя:

отбор документов для уничтожения с истекшим сроком хранения (сроки хранения документов, поступающих на централизованное хранение, регламентированы приказом ФНС России от 15.02.2012 № ММВ-7-10/88@ (с изменениями к нему);

формирование списка документов на уничтожение по результатам отбора и его направление в электронном виде на согласование в Налоговый орган;

уничтожение документов по результатам согласования списка документов на уничтожение Налоговым органом;

формирование протокола уничтожения документов и направление копий в соответствующие Налоговые органы;

продление сроков хранения документов по результатам согласования списка документов на уничтожение Налоговым органом или УФНС России.

2. Налоговые органы рассматривают представленный Филиалом ФКУ  список документов на уничтожение и обеспечивают его согласование в месячный срок и направляют в электронном виде согласованный список документов на уничтожение в Филиал.

По результатам согласования списка документов на уничтожение Налоговыми органами может быть принято решение о продлении сроков хранения документов, которое доводится до Филиала ФКУ в электронном виде.